Faktura jest podstawowym dokumentem księgowym potwierdzającym zawarcie transakcji. Ważne jest więc aby została wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami. Pomocny w tej kwestii może okazać się dobry program do fakturowania. Przed wyborem odpowiedniego należy się jednak zastanowić, jakie funkcje powinien posiadać oraz czy dany wybór jest bezpieczny.
Program do fakturowania - jaki powinien być?
Bardzo ważną cechą systemu do fakturowania jest wygoda i intuicyjność. Przedsiębiorca powinien więc wybrać program do fakturowania, który będzie prosty w obsłudze, a jednocześnie będzie zawierał wymagane funkcje. Co istotne system powinien być dostosowany do nieustannie zmieniających się przepisów podatkowych, aby użytkownik przez cały czas pracował w oparciu o aktualny stan prawny. Nie można też zapominać o zapewnieniu ochrony danych osobowych według obowiązującego RODO.
Dobry program do fakturowania powinien pozwalać na tworzenie katalogów produktów, weryfikowanie kontrahentów w bazie MF oraz VIES, automatyczne pobieranie ich danych z bazy GUS, a nawet księgowania transakcji w odpowiednich w ewidencjach w celu maksymalnego zautomatyzowania pracy, co prowadzi do tego, że przedsiębiorca zyskuje czas na prowadzenie firmy.
Automatyczne katalogi
Automatycznie stworzony katalog usług i towarów to przede wszystkim oszczędność czasu. Użytkownik nie musi za każdy razem przy wystawaniu faktury wprowadzać danych produktowych dotyczących m.in. nazwy towaru, jego ceny czy stawki VAT itp. Katalog jest również pomocny w kontrolowaniu stanów produktów. Dzięki niemu łatwo ustalić czy konieczne jest domówienie danego towaru, czy jakiś towar cieszy się mniejszym zainteresowaniem i trzeba skupić się np. na jego lepszej reklamie.
Dane kontrahentów dostępne 24/7
Wprowadzanie danych adresowych może być niezwykle uciążliwe. Program do fakturowania powinien więc zapewniać możliwość automatycznego pobierania danych adresowych kontrahenta po wprowadzeniu wyłącznie jego numeru NIP. Wówczas wystawiając fakturę nie trzeba martwić się o ręczne wprowadzanie danych bowiem zostaną uzupełnione automatycznie, co więcej zostaną również zapisane w katalogu kontrahentów, z którego można skorzystać w dowolnej chwili. Dostęp do danych kontrahenta jest więc banalnie prosty.
Weryfikacja rzetelności kontrahentów
Dobry program do fakturowania to również możliwość zweryfikowania naszego kontrahenta - np. czy jest czynnym podatnikiem VAT czy numer VAT UE, który podaje jest aktywny w bazie VIES. To istotne z podatkowego punktu widzenia, bo choć wystawiając fakturę z odwrotnym obciążeniem do rozliczenia podatku VAT zobowiązany jest odbiorca, to w momencie gdy kontrahent okaże się nierzetelny to my, jako sprzedawcy zostaniemy pociągnięci do odpowiedzialności, czyli uregulowania podatku. Warto więc dokonać należytej staranności w weryfikacji kontrahenta, co dobry system zdecydowanie ułatwia.
Szybkie i wygodne księgowanie faktur
Automatyczne księgowanie faktur to kolejna cecha świadcząca o wysokim profesjonalizmie firm zajmujących się tworzeniem oprogramowania księgowego. Możliwość ewidencjonowania faktur to duży komfort i bezpieczeństwo, bowiem system po uzupełnieniu wymaganych danych dotyczących dat faktury automatycznie ujmie ją w ewidencjach zgodnie z obowiązkiem podatkowym.
Program do fakturowania wFirma.pl a dodatkowe funkcje
Wymienione powyżej funkcjonalności powinny być głównym elementem każdego profesjonalnego i porządnego systemu do fakturowania online. Jednak jak się okazuje funkcji może być zdecydowanie więcej i mogą być one bardzo rozbudowane. Przykładowym systemem oferującym ogromną funkcjonalność jest system wFirma.pl, w którym łatwo wystawisz fakturę, zweryfikujesz kontrahenta oraz wyślesz fakturę na adres mailowy nabywcy. Dodatkowo możesz zaplanować wysyłkę przypomnień o zapłacie za fakturę w formie maila lub SMS.
Łatwo wygenerujesz również dane z analiz, na przykład dotyczących sprzedaży, przychodów lub przepływów pieniężnych.
Podsumowując, dobrze dobrany program do fakturowania online zdecydowanie usprawni pracę przy zarządzaniu sprzedażą. Warto więc szczegółowo zapoznać się z ofertą na rynku, funkcjonalnością systemów oraz ceną, aby praca w zakresie fakturowania stała się przyjemnością, a jednocześnie zapewniała pełne bezpieczeństwo przedsiębiorcy.
