Nieopłacone w terminie faktury mogą zaburzyć płynność finansową firmy. Warto więc wiedzieć, kiedy i jak egzekwować należności od nieterminowych kontrahentów. Windykację najlepiej rozpocząć jak najszybciej to możliwe. Monitoring należności pomaga ustalić odpowiedni termin.
Kiedy należy rozpocząć windykację?
Windykacja to proces odzyskiwania własności. Może dotyczyć zarówno spraw między przedsiębiorcami, jak i osobami prywatnymi oraz instytucjami państwowymi. W przypadku firm, zaległości w dochodzeniu należności mogą bardzo negatywnie wpłynąć na zdolność podmiotu do wywiązywania się z jego własnych zobowiązań. W takim przypadku dochodzi do paradoksalnej sytuacji, w której firma, wobec której kontrahent zalega z płatnością, sama zaczyna zwlekać z opłacaniem własnych faktur bądź jest zmuszona zadłużać się na poczet tych należności.
Dlatego tak ważne jest szybkie reagowanie na zwłokę w płatnościach kontrahentów. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, kiedy należy rozpocząć windykację. Odpowiedź jest prosta – im szybciej, tym lepiej. Pierwsze działania można podjąć już od dnia, w którym upływa termin płatności. Należy w tym miejscu zauważyć, że egzekwowanie należności może przybierać różne formy. Pierwszym etapem jest tzw. windykacja polubowna. Dopiero, jeśli nie przynosi ona efektów, można rozważyć skierowanie sprawy do sądu.
Monitoring należności – dlaczego warto go stosować?
W walce z nieterminowymi kontrahentami pomocny jest tzw. monitoring należności, czyli ogół działań związanych z nadzorowaniem płatności. Może to być np. utworzenie rejestru, w którym zanotowane zostaną wszelkie zobowiązania finansowe partnerów biznesowych. Taka baza pozwoli szybciej zorientować się, kiedy i kto nie uiścił należności w terminie, a w efekcie – umożliwi podjęcie szybkich działań. W praktyce pierwsze działania z zakresu windykacji polubownej takie jak np. telefon z przypomnieniem o płatności, powinno się wykonywać już w dniu, na który według umowy miało przypadać uregulowanie zobowiązania.
Należy jednak podkreślić, że monitoring należności nie jest tym samym, co działania windykacyjne. W rzeczywistości – celem tych czynności jest niedopuszczenie do sytuacji, w której konieczne jest wdrożenie mechanizmów egzekwowania wierzytelności.
Monitoring należności a dochodzenie należności
Każdy, kto prowadzi biznes, musi się liczyć z tym, że może trafić na nierzetelnych kontrahentów. Recydywiści w zwłoce w opłacaniu faktur zazwyczaj, jeśli decydują się na spłatę, w pierwszej kolejności wybierają tych wierzycieli, którzy zdecydowanie dochodzą swoich należności. Dlatego też ważne jest to, by nie zwlekać z działaniem. Szybkie rozpoczęcie windykacji znacząco zwiększa szanse na to, że dłużnik spłaci swoje zobowiązanie, a sprawa nie wkroczy na drogę sądową. Aby jednak namierzyć takie niekorzystne sytuacje, warto prowadzić skuteczny monitoring należności. Takie działanie nie tylko pozwoli nam zapanować nad bieżącymi układami między kontrahentami, ale może również bardzo pozytywnie wpłynąć na płynność finansową firmy.
