Prowadząc działalność gospodarczą, może się zdarzyć, że dokumenty wpłyną z opóźnieniem lub zostaną odnalezione kilka miesięcy później, na przykład w trakcie porządkowania biura. Rodzi się pytanie: Czy można je jeszcze zaksięgować na gruncie podatku VAT i dochodowego? W efekcie, podatnicy mają problem z ujęciem kosztu w prawidłowym okresie rozliczeniowym. Zapomniana faktura kosztowa powinna być rozliczona z zachowaniem zarówno przepisów ustawy o VAT, jak i PIT. Jak się okazuje, taki problem wcale nie jest trudny do rozwiązania.  Sprawdźmy, jak powinna być zaksięgowana zapomniana faktura kosztowa.

Zapomniana faktura kosztowa na gruncie podatku dochodowego 

Zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dniem poniesienia kosztu jest data wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu, będącego podstawą do jego zaksięgowania.

W przypadku metody uproszczonej, koszty powinny być ujęte na gruncie podatku dochodowego, zgodnie z datą wystawienia faktury. Z kolei w metodzie memoriałowej koszt powinien być zaksięgowany w roku, którego faktycznie dotyczy.

W praktyce, gdy odnaleziona została zapomniana faktura kosztowa, która dotyczy ubiegłego miesiąca, to powinna zostać ujęta w KPiR zgodnie z jej datą wystawienia, ograniczając księgowanie do roku podatkowego, którego dotyczy.

Przypadek szczególny - zapomniana faktura za zakup towarów

Koszty dokumentujące zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych ujmuje się w KPiR najpóźniej w dacie przyjęcia towaru. Bez znaczenia jest fakt, że zgubiono lub nie otrzymano faktury w terminie. W momencie przyjmowania towarów handlowych, przedsiębiorca jeżeli nie posiada faktury to, podstawą do ujęcia kosztu w KPiR jest sporządzony protokół przyjęcia. 

Zapomniana faktura kosztowa na gruncie podatku VAT

Podatek VAT w okresie rozliczeniowym

Prawo do odliczenia VAT przysługuje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 Ustawy o podatku od towarów i usług). Obniżenia podatku można dokonać również w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (art. 86 ust. 11) - miesiącach lub kwartałach, w zależności od zadeklarowanego w urzędzie sposobu rozliczania VAT. Odliczenie nie jest możliwe w okresie wcześniejszym, niż ten, wynikający z daty otrzymania dokumentu uprawniającego do obniżenia podatku (art. 86 ust. 10b).

Ważne!
W praktyce, podatnik ma możliwość odliczenia VAT z faktury kosztowej w miesiącu/kwartale, w którym otrzymał fakturę lub w jednym z  dwóch kolejnych miesięcy/kwartałów, w zależności od przyjętego okresu rozliczeniowego.

W przypadku faktury od podatnika korzystającego z metody kasowej, istotnym jest termin i sposób zapłaty, a nie sama data otrzymania faktury.

W sytuacji, gdy otrzymano zapomnianą fakturę kosztową z ubiegłego okresu, za który złożono już deklarację VAT i JPK_VAT, można ją ująć w rejestrze VAT zakupu w okresie bieżącym lub kolejnym. Jest to możliwe, gdy nie minęły jeszcze ustawowe dwa okresy rozliczeniowe. Ponadto faktura zostanie prawidłowo ujęta  w pliku JPK_VAT za okres, w którym przedsiębiorca odlicza podatek VAT z wykazaniem faktycznej daty wystawienia faktury.

Przykład 1.
Pan Jan kupił artykuły biurowe w styczniu, jednakże fakturę od sprzedawcy otrzymał w lutym.
Prawo do odliczenia podatku VAT przez podatnika jest możliwe po otrzymaniu faktury, czyli w lutym (I kwartał) lub maksymalnie w terminie do:

  • kwietnia - jeżeli podatnik rozlicza się miesięcznie,
  • września (III kwartał) - w przypadku rozliczeń kwartalnych.

Podatek VAT po zamknięciu okresu rozliczeniowego - korekta VAT i JPK VAT

Po upływie okresów rozliczeniowych, w których podatnikowi przysługiwało odliczenie VAT, nie traci on szansy na odliczenie tego podatku. Zapomniana faktura kosztowa pozwala na odliczenie z niej VAT, jednakże wymaga to cofnięcia się do okresu jej otrzymania, a następnie sporządzenia korekty deklaracji VAT-7 (miesięczna) lub VAT-7K (kwartalna). Powyższe zasady dotyczą również sporządzenia korekty JPK_VAT. Tak wygenerowane korekty należy ponownie wysłać do urzędu skarbowego. 

Ważne!
Odliczenie podatku VAT od zakupów jest co do zasady prawem podatnika. Nie chcąc korygować złożonych wcześniej deklaracji, nie musi on korzystać z odliczenia podatku z zapomnianej faktury kosztowej. Taki koszt powinien zostać ujęty w KPiR w wartości netto.

Data otrzymania faktury drogą mailową

Faktury, które otrzymano drogą elektroniczną, w postaci wiadomości e-mail z załącznikiem, jako datę otrzymania przyjmuje się datę otrzymania tej wiadomości. Bez znaczenia jest forma wystawienia faktury i sposób jej otrzymania (papierowo czy elektronicznie). Oba przypadki rodzą takie same skutki podatkowe na gruncie podatku VAT.

Skutki wprowadzonej faktury kosztowej

Jeżeli okaże się, że na skutek doksięgowania zapomnianej faktury kosztowej zapłacono za wysoką kwotę podatku VAT za dany okres rozliczeniowy, nadpłata VAT trafia automatycznie w pierwszej kolejności na zaległości podatkowe, potem na bieżące zobowiązania. Oczywiście można skonsultować się z urzędem skarbowym ale przedsiębiorca nie ma obowiązku składania żadnych oświadczeń. 

A może poprosić o duplikat?

Prośba o wystawienie duplikatu jest bezzasadna, w przypadku, gdy nabywca posiada fakturę pierwotną. Duplikat jest wystawiany przez sprzedawcę na wniosek kupującego, gdy oryginał faktury zostanie zniszczony lub zaginie.

Odliczenie podatku z zapomnianej faktury kosztowej jest możliwe. Wymaga to jednak jej rozpatrzenia na gruncie podatku dochodowego oraz VAT. Odliczając podatek naliczony z zapomnianej faktury kosztowej, podatnik powinien kierować się datą otrzymania faktury. Ponadto, jego szczególne zainteresowanie powinna wzbudzić zbyt duża rozbieżność między datą otrzymania, a datą wystawienia faktury. Gdyby jednak zaistniała taka sytuacja, przedsiębiorca powinien zachować dowód potwierdzający, fakt wpłynięcia faktury z tak dużym opóźnieniem. Może nim być na przykład koperta z datą wpływu czy też wiadomość e-mail wraz z załączoną fakturą.